Cómo elegir una destructora de papel

«Este artículo tiene como objetivo ayudarte a conocer un poco
más el mundo de las destructoras de papel y que pueda servirte de guía para una
elección acertada.

 

A la hora de elegir una destructora de papel has de tener en
cuenta ciertos aspectos y características para asegurarte que se adapta tus
necesidades y al uso que vas a hacer de ella.

 

¿POR QUÉ ES
IMPORTANTE DESTRUIR LOS DOCUMENTOS DE MANERA CORRECTA?

El motivo principal para una correcta destrucción de los documentos
es protegerte personal y profesionalmente del fraude de identidad, proteger lo
datos propios y ajenos, por confidencialidad y para cumplir con la legislación
en materia de protección de datos que así lo estipula.

 

CARACTERÍSTICAS Y
FUNCIONES MÁS IMPORTANTES

A continuación enumeramos las características principales a
tener en cuenta a la hora de adquirir una destructora de papel

·        
Ciclo de
trabajo
: Son la cantidad de minutos que la destructora puede destruir de
continuo antes de necesitar parar y así evitar que se sobrecargue. Existen
modelos que tienen la función de paro automático cuando llegan a su ciclo de
trabajo. Las más potentes son de ciclo continuo y no necesitan parar para
enfriar.

·        
Capacidad
de corte:
Número de hojas que puedes meter de una sola “tacada” a destruir.
Los estándares de papel van de 70 a 80 gr, con lo que el número de hojas exacto
puede variar en 1 o 2 hojas en función del gramaje de papel.

·        
Nivel de
seguridad:
Hace referencia al tipo de corte que hacen las cuchillas. Los
niveles van a aumentando desde el más básico, nivel 1 con corte en tiras, hasta
el nivel máximo de seguridad, nivel 7. A mayor nivel de seguridad, menor será
el tamaño de los trozos de papel resultantes del corte y más difícil su unión y
legibilidad llegando a ser imposible. Los niveles de seguridad en destructoras
de oficina normalmente van del nivel 1 al 5

 

NIVEL

TIPO DE CORTE

RESULTADO

APROPIADO PARA

Nivel 1 y 2

Corte en tiras

Relativamente fácil de unir/leer una
vez destruido. Nivel básico

Documentos nada confidenciales

Nivel 3

Corte en partículas

Difícil de unir/leer una vez destruido

Documentos confidenciales

Nivel 4

Corte en partículas

Muy difícil unir/leer una vez
destruido

Documentos confidenciales

Nivel 5

Micro-corte

Imposible unir/leer una vez destruido

Documentos de alta confidencialidad

Nivel 6 Y 7

Nivel máximo

Absolutamente imposible de recomponer

Documentos confidenciales de ámbito
gubernamental, ministerial y servicios secretos



·        
Grapas,
clips:
Una características bastante útil pues evita tener que quitar los
clips y las grapas de las hojas a destruir, haciendo más eficiente el proceso
de destrucción y consiguiendo notables ahorros de tiempo.

·        
CD y
tarjeta de crédito:
Capacidad de la destructora para destruir este tipo de
artículos.

Estas son las 5 características principales a analizar. Pero
existen algunas más que no conviene desestimar

OTRAS FUNCIONES
IMPORTANTES A CONSIDERAR

·        
Sistema
anti-atasco:
Uno de los mayores problemas que tienen las destructoras son
los atascos de papel. Para solucionarlo las destructoras implementan diferentes
sistemas. Aquí podemos distinguir dos tipos:

o  
Preventivos:
Existen modelos que incorporan sistemas que previenen los atascos

o  
Correctivos:
Generalmente suele ser un botón de retroceso que permite al cabezal de la
destructora invertir el giro para facilitar la extracción del papel atascado

·        
Sistemas
de seguridad personal:
Sistemas de seguridad para evitar accidentes, sobre
todo en entornos donde puede haber niños o mascotas. Normalmente suelen ser
sistemas que paran la destrucción si su sensor percibe que se toca la boca de
entrada.

·        
Ultra-silenciosas:
Función que hace de la destructora un dispositivo con un nivel de ruido
óptimo para trabajar en la oficina y evitar ruidos molestos.

·        
Energéticamente
eficiente:
Destructoras que ahorran energía, consumiendo menos que otras
del mismo segmento. Algunas de ellas incluso tienen la función de auto apagado
o hibernación automática transcurrido cierto tiempo tras su uso.

·        
Auto-lubricado:
Las destructoras, a partir del nivel 2 de seguridad (con corte cruzado) necesitan
de un mantenimiento para que sus cuchillas no se estropeen con el uso. Este
mantenimiento consiste en lubricar las cuchillas cada cierto tiempo. Lo
habitual es que tenga que ser lubricada de forma manual (en otro artículo
explicamos cómo lubricar las destructoras), pero algunas de ellas, a partir de
cierto segmento, vienen con un depósito de acetite y un sistema de
auto-lubricado.

·        
Capacidad
de la papelera:
A mayor tamaño, mayor capacidad de la papelera. Una
papelera con gran capacidad debe ser vaciada cada más tiempo y proporciona
ahorro de tiempo

·        
Manual o
automática:
Hace unos años comenzaron a popularizarse las destructoras de
oficina automáticas. Ahorran mucho tiempo pues no tienes que estar
alimentándolas continuamente con el papel que quieres destruir. En cambio
disponen de un depósito en el que introduces el taco de papel a destruir, le
das a un botón y éstas comienzas a destruir de manera automática.

 

CÓMO ELEGIR LA
DESTRUCTORA IDEAL

Una vez vistas las características más importantes de las
destructoras, llega la hora de elegir la destructora de papel ideal para la
oficina o domicilio.

Existen varias clasificaciones en función de los parámetros
y características que hemos visto, si bien la más útil y efectiva es elegirla
en base al número de personas que van a hacer uso de ella. Esta clasificación
tiene 4 horquillas principales:

 

NÚMERO
USUARIOS

USO

NÚMERO
DE HOJAS

CICLO
DE TRABAJO

ACONSEJADA
PARA

1 Usuario

Ocasional

De 5 a 8 hojas

De  2 a 5 minutos

Hogar y oficina en casa

1 a 3 Usuarios

Moderado

De 8 a 18 hojas

De 2 a 30 minutos

Despachos, departamentos pequeños

1 a 5 Usuarios

Continuo

De 13 a 24 hojas

De 10 a 60 minutos

Pequeña oficina y departamentos medios/grandes

1 a 10 Usuarios

Grandes volúmenes

De 16 a 30 hoja

Continuo*

Oficinas con mucho volumen de destrucción

* Las destructoras de grandes volúmenes, no tienen ciclo de
trabajo, están preparadas para destruir de continuo.

 

Esta es la clasificación más común, por la que se basan la
mayoría de los catálogos de material de oficina. Es una forma muy fácil e
intuitiva de acotar el segmento de destructora que encaja.


LAS DESTRUCTORAS AUTOMÁTICAS

Estos modelos permiten seguir trabajando mientras ellas
destruyen sin tener que estar alimentándolas continuamente. La principal
ventaja de este tipo de destructoras es el ahorro de tiempo y por consiguiente
el aumento de la productividad.

Otra ventaja es la seguridad de los documentos a destruir. Estos
modelos suelen bloquear el cajón o depósito del papel cuando comienzan a
destruir, de manera que no puede ser abierto. Esto proporciona total seguridad
para dejar la destructora sola mientras tú continuas con otras tareas, todo
ello con la tranquilidad de que nadie va a acceder a los documentos.

 

QUE NO DESTRUYEN ESTE
TIPO DE DESTRUCTORAS

Conviene saber qué puedo esperar y qué no de este tipo de máquinas.
Ya hemos visto que pueden llegar a destruir papel, clips, grapas, cd´s,
tarjetas de crédito. Pero ¿qué no pueden destruir?

·        
Papel etiqueta. El papel adhesivo es altamente
dañino para las cuchillas de la destructora

·        
Sobres con cierre autoadhesivo. Aunque hay
modelos que sí admiten sobres, nuestra recomendación es que se eviten en la
medida de lo posible. Los cierres de estos sobres llevan adhesivo perjudicial
para la mayoría de destructora de uso convencional.

·        
Láminas de retroproyección

·        
Documentos plastificados

·        
Subcarpetas o carpetas colgantes

·        
Documentos encuadernados

·        
Palas abatibles

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